NİG LMS’de Alt Yönetici Yetkilendirmesi Nasıl Yapılır?

NİG LMS’de alt yönetici ne anlama gelir?

NİG LMS’de alt yönetici, kuruluş içerisindeki belirli eğitim yönetim işlemlerini gerçekleştirmek üzere yetkilendirilmiş kullanıcıdır.

Bu kullanıcının WordPress yöneticisi veya sistem yöneticisi olması gerekmez.

Amaç teknik sistem yönetimini paylaşmak değil, eğitim operasyonundaki görevleri dağıtmaktır.

Örneğin kuruluşta;

• firma yetkilisi,
• iş güvenliği uzmanı,
• eğitim sorumlusu,
• bölüm yöneticisi,
• insan kaynakları sorumlusu

aynı eğitim operasyonunda farklı görevler üstlenebilir.

Neden bütün işlemler tek firma yöneticisine bırakılmamalıdır?

Küçük işletmelerde bütün eğitim operasyonunun tek kullanıcı tarafından yürütülmesi mümkün olabilir.

Ancak çalışan ve eğitim sayısı arttıkça;

çalışan ekleme, eğitim atama, eğitim takibi, yüz yüze eğitim onayı, raporlama ve doküman yönetimi

gibi işlemlerin tamamının tek kişinin üzerinde kalması operasyonel darboğaz oluşturabilir.

Bu nedenle büyük kuruluşlarda görevlerin uygun kişilere dağıtılması daha sürdürülebilir bir yönetim modeli oluşturur.

Yetkilendirme işlemini kim yapar?

NİG LMS’de yönetici yetkilerinin kontrolü ana Firma Yetkilisi üzerinden yürütülür.

Firma yetkilisi Yetkilendirmeler alanından yönetici olarak görev yapacak kullanıcıyı seçer ve ilgili kullanıcı için erişim izinlerini yapılandırır.

Böylece yetki dağıtımının kontrolü merkezi olarak korunur.

Bölüm Yöneticisi nedir?

Bölüm Yöneticisi, firma içerisindeki eğitim operasyonuna yönetici olarak dahil edilen kullanıcı rollerinden biridir.

Bu kullanıcının firma panelinde hangi alanlara erişebileceği yetkilendirme yapılandırmasına göre belirlenebilir.

Buradaki temel yaklaşım:

“Yönetici oldu, her şeye erişsin.”

değil,

“Görevini yapması için hangi ekranlara ihtiyacı var?”

olmalıdır.

Hangi yönetim alanları yetkilendirilebilir?

NİG LMS firma panelinde farklı operasyon alanları bulunur.

Bunlar kuruluşun yapılandırmasına göre örneğin;

• Çalışanlar,
• Eğitim Atama,
• Eğitim Raporları,
• Onaylar,
• Dokümanlar,
• eğitimle ilişkili diğer yönetim ekranları

olabilir.

Yetkilendirme Modülü sayesinde kullanıcının firma panelinde ihtiyaç duyduğu yönetim alanlarına erişimi düzenlenebilir.

Yetkilendirme ekranı nasıl çalışır?

Genel işlem akışı şu şekildedir:

Firma Paneli

→ Yetkilendirmeler

→ Yönetici kullanıcıyı seç

→ Erişebileceği yönetim alanlarını belirle

→ Yetkilendirmeyi kaydet

Bu işlemden sonra ilgili kullanıcı kendi hesabıyla giriş yaptığında tanımlanan yönetim fonksiyonlarına erişebilir.

Yöneticiye firma yöneticisinin şifresi verilmesi gerekir mi?

Hayır.

Zaten Yetkilendirme Modülü’nün en önemli amaçlarından biri budur.

Aynı yönetici hesabının veya ana firma yetkilisi şifresinin birden fazla kişi arasında paylaşılması yerine her sorumlunun kendi kullanıcı hesabıyla sisteme erişmesi daha sağlıklı bir güvenlik yaklaşımıdır.

Bu sayede kullanıcıların görevleri ve hesapları birbirinden ayrılabilir.

Birden fazla yönetici tanımlanabilir mi?

Kuruluşun organizasyon ihtiyacına göre eğitim operasyonunda birden fazla yönetici görev alabilir.

Örneğin bir kuruluşta;

Firma Yetkilisi

genel yönetimi yürütürken,

İSG Uzmanı

eğitim süreçleriyle,

başka bir yetkili ise farklı bir operasyon alanıyla ilgilenebilir.

Bu sayede bütün süreç tek kullanıcının iş yüküne dönüşmez.

İş güvenliği uzmanına yönetici yetkisi verilebilir mi?

Kuruluşun iş akışına göre verilebilir.

Örneğin İSG uzmanının eğitim atamalarını, çalışan eğitim durumlarını veya ilgili onay süreçlerini takip etmesi istenebilir.

Bu durumda kullanıcıya yalnızca görevi için ihtiyaç duyulan yönetim alanlarının açılması tercih edilebilir.

İnsan kaynakları kullanıcısı sisteme dahil edilebilir mi?

Kuruluşun operasyon modeline bağlı olarak evet.

İnsan kaynakları birimi özellikle çalışanların sisteme eklenmesi, kullanıcı bilgilerinin güncel tutulması veya eğitim operasyonunun belirli aşamalarında görev alabilir.

Ancak her İK kullanıcısının bütün eğitim ve sistem ayarlarına erişmesi gerekli değildir.

Yetkilendirmenin amacı da tam olarak bu ayrımı oluşturabilmektir.

Yüz yüze eğitim onayı farklı bir kullanıcı tarafından yürütülebilir mi?

Kuruluşun yetki ve eğitim operasyonuna göre yüz yüze eğitim süreçleri yetkilendirilmiş kullanıcılar tarafından yönetilebilir.

Bu özellikle hibrit İSG eğitimlerinde önemlidir.

Çalışan çevrim içi eğitim aşamasını tamamladıktan sonra gerçekleştirilen yüz yüze eğitimin kontrolü ve sistemdeki ilgili işlemler uygun sorumlu tarafından yürütülebilir.

Yetki verirken “en az yetki” yaklaşımı neden önemlidir?

Bir kullanıcıya ihtiyacından daha fazla erişim vermek hem operasyon hem bilgi güvenliği açısından gereksiz risk oluşturabilir.

Bu nedenle iyi bir yetkilendirme uygulamasında kullanıcıya:

görevini gerçekleştirmek için gereken kadar erişim

verilmesi tercih edilir.

Örneğin yalnızca eğitim raporlarını incelemesi gereken bir kullanıcının bütün sistem ayarlarını değiştirmesine gerek yoktur.

Yönetici değişirse ne yapılmalıdır?

Görev değişikliği, işten ayrılma veya organizasyon değişikliği durumunda kullanıcının yönetim yetkileri gözden geçirilmelidir.

Yetki artık gerekli değilse kaldırılmalı veya yeni görevine uygun hale getirilmelidir.

Bu yaklaşım özellikle personel hareketliliğinin yüksek olduğu büyük işletmelerde önemlidir.

Kullanıcıyı silmek mi, yetkisini kaldırmak mı daha doğru?

Geçmiş eğitim ve yönetim kayıtlarının korunması gereken durumlarda kullanıcıyı doğrudan silmek yerine hesabın durumunun veya yönetim yetkisinin değiştirilmesi daha sağlıklı olabilir.

Kullanıcının artık yönetici olmaması geçmiş eğitim kayıtlarının da ortadan kaldırılması gerektiği anlamına gelmez.

Yetkilendirme ile eğitim ataması aynı şey midir?

Hayır.

Eğitim ataması, çalışana bir eğitim tanımlar.

Yetkilendirme ise bir kullanıcıya eğitim operasyonunu yönetme hakkı verir.

Bu iki işlem birbirinden tamamen farklıdır.

Çalışan eğitimi alan taraftır; yönetici ise uygun yetki verilmişse eğitim sürecini yöneten taraftır.

Alt yönetici bütün firma bilgilerini değiştirebilir mi?

Bu, kullanıcıya tanımlanan yönetim alanlarına bağlıdır.

Yetkilendirme sisteminin amacı zaten bütün kullanıcılara aynı erişimi vermek yerine görev bazlı erişim oluşturmaktır.

Bu nedenle kuruluş, hangi kullanıcının hangi firma paneli alanlarına erişmesi gerektiğini kendi organizasyonuna göre belirleyebilir.

Yetkilendirme büyük şirketlerde ne kazandırır?

Örneğin 2.000 çalışanı bulunan bir kuruluş düşünelim.

Bütün;

• kullanıcı ekleme,
• eğitim atama,
• raporlama,
• yüz yüze eğitim,
• çalışan takibi

işlemlerinin tek bir firma yöneticisinde toplanması operasyonel olarak zorlaşabilir.

Yetkilendirme sayesinde görevler dağıtılarak eğitim operasyonu daha ölçeklenebilir hale gelir.

Yetki dağılımı merkez kontrolünü ortadan kaldırır mı?

Hayır.

Görevlerin farklı yöneticilere dağıtılması merkezi kontrolün kaybolması anlamına gelmemelidir.

Ana firma yetkilisi, kuruluşun yönetim yapılanmasını kontrol eder ve hangi yöneticinin hangi işlevlerde görev alacağını belirler.

Dolayısıyla sistem:

merkezi kontrol + dağıtılmış operasyon

yaklaşımını birlikte kullanabilir.

NİG LMS yetkilendirme yapısının temel amacı nedir?

Temel amaç şudur:

Eğitim operasyonunun tamamını tek kullanıcıya bağlamadan, doğru görevi doğru yöneticiye verebilmek.

Bu özellikle çalışan ve yönetici sayısı arttıkça önemli hale gelir.

Sonuç

NİG LMS’de alt yönetici yetkilendirmesi, firma paneline erişimin herkese açılması anlamına gelmez.

Tam tersine sistem, yönetim görevlerinin kontrollü biçimde dağıtılmasını hedefler.

Böylece firma yetkilisi merkezi yönetimi korurken farklı kullanıcılar kendi sorumluluk alanlarında eğitim operasyonuna katkı sağlayabilir.